オフィスのセキュリティ対策の重要性やおすすめの対策方法6選

企業は、資産や社員を守るためにオフィスセキュリティ対策を強化する必要があります。昨今、個人情報の取り扱いには厳重さが求められています。もしも個人情報が流出してしまうと、企業への信頼が損なわれてしまい、会社として莫大な損害を被る危険性があるのです。

しかし、オフィスにおけるセキュリティ強化の方法はさまざまで、何から始めればよいのかわからないという声も多いです。そこで本記事では、オフィスのセキュリティ対策の重要性とおすすめのセキュリティ対策の方法を解説します。

1．オフィスのセキュリティ対策の重要性

企業にとって、オフィスのセキュリティ対策は非常に重要です。ここでは、セキュリティ対策を講じるべき理由をまとめます。

情報漏洩の防止

最も大きな理由は「情報漏洩の防止」です。企業は、顧客の個人情報に関するデータや取引先、契約関連の情報など、外部に漏洩すると問題のあるさまざまな情報を保持しています。

これらのデータが外部に漏洩してしまうと、顧客や取引先の信頼や信用損失につながるだけでなく、市場での競争力低下にも影響を及ぼし、結果として企業の成長に歯止めがかかるおそれがあります。

また、新製品の開発に関する情報や経営戦略などの情報が漏洩した場合は、今後の事業に多大な影響を及ぼす可能性もあるのです。

近年では、個人情報保護法・サイバーセキュリティ基本法・不正アクセス禁止法など、情報を守るための法律も整備されており、違反すると罰則を受ける可能性もあります。企業は、保有している情報を適切に管理・保護しなければなりません。

社員の保護

企業は、社員を守る社会的責任があります。社内の安全対策が不十分の場合、不審者の侵入のおそれがあるほか、窃盗や強盗が発生する可能性があります。このような場合、人的被害が発生する可能性があり、社員にも危険が及ぶでしょう。

社員を守り、安心して働ける環境を整備することは、企業の責務でもあるのです。入退室管理を徹底し、適切に鍵を管理するなど安全対策を万全にすることで、社員の安全を守れます。

企業資産の保護

企業資産の保護のためにも、安全対策を強化する必要があります。社内には現金、小切手、パソコンなど、金銭的に価値のあるものが多く保管されています。

社内の安全対策が不十分な場合、窃盗や強盗に遭うリスクがあるでしょう。企業が保有している資産を守るためにも、社内の安全対策は徹底しなければなりません。

2．オフィスで生じる3つのリスク

オフィスで生じる可能性がある主なリスクと、それぞれのリスクが放置されることによって生じる脅威についてまとめます。

人的リスク

人的リスクは、社員や役員、経営者など、社内で働く人たちの身体に関するリスクです。会社の安全対策が不十分だと、不審者がオフィスに不正侵入する、社員が暴力を振るわれるなど、犯罪行為の被害を受ける可能性があります。

このような人的リスクをできるだけ回避するために、不審者が社内に侵入できない安全対策を講じる必要があります。たとえば、会社の出入り口にセキュリティ精度の高い認証システムを導入すると効果的です。

万が一、侵入を許してしまった場合には、早期に不審者を検知できるような対策も講じておかなければなりません。

物的リスク

物的リスクは、社内外の金銭的価値がある物品に関するリスクです。現金、小切手、パソコンなどのデジタル機器をはじめとし、社内で使用している家具、社用車や社員の貴重品なども、金銭的価値のある物品になります。

万が一不法侵入が発生した場合には、このような物品が盗み出されたり、破損されたりする危険性があります。これを防ぐには、徹底した社内の安全対策が効果的です。

また、人為的な被害を防ぐだけではなく、地震や台風など自然災害や火災などによって建物が壊れたり、物品に損害がもたらされたりする可能性もあります。こうした側面も考慮しておきましょう。

情報リスク

情報リスクは、データ流出や情報漏洩に関わるリスクです。企業では、顧客の個人情報や取引先との契約情報など、多岐にわたる重要情報を保有しています。社外秘の機密情報や、社員の個人情報などもこれらの重要情報に含まれています。

もしも会社が、サイバー犯罪など外部からのシステム攻撃に遭った場合、マルウェアへの感染や不正アクセスにより、重要情報が外部へ流出してしまう可能性があるでしょう。

それ以外にも、社員のパソコンの誤操作、書類の持ち帰りなどでも情報流出のリスクは高まります。また、来訪者によるパソコンののぞき見、会議の盗聴などでも情報漏洩することがあります。

企業が抱える情報資産を守るために、情報リスクに対する会社の安全対策を万全にしなければなりません。さらに、社員へも情報管理に関する教育を徹底する必要があります。

3．オフィスのセキュリティ対策のポイント

オフィスセキュリティ対策は、ただセキュリティの高いシステムを導入すればよいというわけではありません。企業の課題や目的に合わせて、適切な対策を導入することが重要です。

ここでは、オフィスのセキュリティ対策を講じるときに意識するべきポイントを解説します。

情報資産の現状を把握する

はじめに取り組んでおきたいのが、企業が保有している情報資産の現状を正確に把握することです。情報を誰がどのように利用しているのか、責任者は誰なのか、どの媒体で活用されているのかなど、情報資産の現状を詳細に洗い出しておく必要があります。

企業が保有する情報資産はさまざまです。情報資産の例としては顧客情報、製品開発情報、技術情報、財務情報、社員情報などのほか、情報を取り扱うコンピュータ、サーバー、USBスティック、クラウドサービス、紙媒体で保管している資料などもあります。

また、情報の所在を把握しておくことも大切です。情報は社内サーバーに保管されているものもあれば、社員が使用しているパソコンの端末内や、クラウドサービスの提供事業者が保有するサーバー内に保管されている場合もあるでしょう。

情報の所在する場所によって、取るべき対策は大きく異なるため、どの情報がどこにあるのかはすぐに分かるようにしておきたいところです。

企業が保有する情報の管理状況を可視化し、情報の管理方法や保管場所、機密レベルとセキュリティレベルが合致しているかを確認しましょう。また、万が一情報漏洩が起こった際に、原因の早期特定にも役立ちます。

現状の課題と対応策を検討する

情報資産の現状を把握したら、情報資産管理に対する現状の課題と対応策を検討します。現在の管理状況で想定されるリスクから課題を抽出して、それぞれ必要な対応策を検討しなければなりません。

たとえば、顧客情報など重要なデータに社員全員がアクセスできる状態になっている場合、情報漏洩のリスクが高まります。社員が誤ってメールに添付し、外部に送信してしまうというリスクも考えられるでしょう。

この場合は、情報を取り扱ってもよいメンバーをあらかじめ決めて、適宜アクセス権限を設定することで、情報漏洩のリスクを軽減させる対策が有効です。

また、紙媒体の資料を保管している場所に鍵がついていない場合は、社内の機密情報を誰でも持ち出せてしまいます。機密情報を誰でも持ち出せてしまう状況は、情報漏洩の危険性が高いため、パスワードや指紋認証が必要な書庫に保管するなど、安全対策を強化する必要があります。

このように、それぞれの課題に合った安全策を検討しましょう。

運用ルールを決める

セキュリティシステムやツールを導入する場合には、規定や運用ルール・保守ルールを決めることが大切です。ただ導入するだけではなく、どのような方針で運用していくのかあらかじめ決めておきましょう。

たとえば、防犯カメラを設置しても、撮影した映像を誰がどのように確認するかが決まっていなければ効果はありません。操作方法を把握している人がいなければ、防犯カメラを設置する意味はないでしょう。

企業として、情報セキュリティ対策の方針を「情報セキュリティポリシー」として規定することで、組織内で共有しやすくなり、社員の安全対策に対する意識が高まります。

また、システムやツールを導入すると誤操作や紛失など人為的ミスが発生しやすくなります。人為的なミスを軽減するためには運用・保守ルールを徹底する必要があるのです。

たとえば情報の共有方法、資料の管理方法、システムの操作方法などをマニュアル化することで運用・保守ルールを徹底できます。マニュアル化するだけではなく、研修を行うことで社員教育を徹底させ、運用・保守を的確に行えます。

ゾーニングを行う

ゾーニングとは「空間の区分」のことです。オフィスを設計する際には、空間を機能や性質、用途ごとにまとめて効率的にエリアを区分する必要があります。

ゾーニングを行う場合には、情報管理などの安全面に十分配慮しつつ、業務効率がよい動線を確保しましょう。空間セキュリティを強化する場合、オフィスの用途や性質に加えてセキュリティレベルも考慮しなければなりません。具体例を紹介しましょう。

レベル1：エントランスゾーン

エントランスゾーンは「パブリックゾーン」とも呼ばれるエリアです。エントランス、廊下、エレベーターなど、社員だけではなく訪問者や配達業者など、さまざまな人が自由に出入りするエリアになります。

会社に用事のある方が、一定の監視のもとで出入りすることが可能なため、エントランスゾーンには特別なセキュリティ対策を設けていない会社もあります。

一方、ビルに入館する際に所定のICカードが必要な会社もあります。エントランスゾーンにも安全対策を講じることで、不審者の侵入を未然に防げるでしょう。

レベル2：来訪者ゾーン

自社を訪問した顧客など、社内を訪れる必要のある方が立ち入るのが「来訪者ゾーン」です。許可を得た方が、限定された範囲で利用できるエリアのことであり、会社の受付、ロビー、会議室、応接室などは「来訪者ゾーン」にあたります。

レベル3：社員ゾーン

社員のみが立ち入れるエリアは「社員ゾーン」です。社員が業務を行うためのエリアになるため「内部ゾーン」と呼ばれることもあります。

社外秘の情報を取り扱うこともあるため、基本的には外部の人間が立ち入ることはできません。ただし、許可を得たパートナーは、社員と同伴など特定条件下で入室できる場合もあります。

社員ゾーンには、オフィスや執務室、社内用会議室、ミーティングエリア、リフレッシュスペースなどがあります。

レベル4：機密ゾーン

機密レベルの高い情報を取り扱うのが「機密ゾーン」です。機密情報へのアクセスを認められた一部の社員、役員、管理者が立ち入れるエリアで、会社のなかで最もセキュリティ対策を強化しなければいけないゾーンになります。

社長室、役員室、金庫室、機密情報保管室、サーバールームなどが該当します。認証カードによって出入りでき、特別に許可を得た社内メンバーのみが必要時だけ利用するエリアになります。

セキュリティシステムを選定する

課題や目的に合わせて、セキュリティシステムやツールを導入します。自社にどのような課題があるのかを把握したうえで、その課題を解決できるものを選んで導入しましょう。導入するシステムやツールによってコストは異なるため、注意が必要です。

セキュリティシステムは、導入することが目的ではなく、脅威を防ぐための手段です。「高額なシステムであれば自社に適している」とも限りません。脅威となるリスクを適切に回避できる機能を持ったシステムを選び、導入後もルールに基づいて運用する必要があります。

近年では、入退管理システムや防犯カメラを導入する企業などが増えています。必要な備えに対してコスト面が見合っているかどうか、機能に対するコストパフォーマンスを十分に考慮したうえで導入を決めましょう。

4．オフィスのセキュリティ対策方法6選

オフィスのセキュリティ対策として、おすすめしたい方法を6選ご紹介します。

防犯カメラ

防犯カメラを設置することで、いつでも見られているという意識が働くため、不審者の侵入や社員による不正行為の防止対策につながります。万が一、不審者が侵入したり不正行為が行われたりした場合でも、証拠の確保に役立つでしょう。

具体的には、エントランスやロビーなど多くの方が出入りする場所だけではなく、エレベーターや資料室、金庫室など、人の目が届きにくい場所にも防犯カメラを設置することをおすすめします。

防犯カメラを設置する場合、台数は何台設置するのか、どれくらいの画素の防犯カメラを設置するのか、記録をどの程度の期間保存するのかなどによって、コストは大きく異なります。コストパフォーマンスに見合った防犯カメラを設置するようにしましょう。

金庫や鍵付き収納棚

金庫や鍵付きのロッカーや収納棚など、物理的な収納セキュリティは、空間の安全対策強化に欠かせません。重要な機密事項が書かれた紙の書類や現金、通帳、小切手などは、金庫や鍵付きの収納棚に保管しておきます。とくに金庫は、安全レベルの高いゾーンで保管する必要があります。

この際、鍵の保管にも注意が必要です。誰でも鍵を持ち出せてしまうと金庫の効果がないため、誰がどこに保管するのか管理規定を設けておかなければなりません。許可された社員以外は、金庫の鍵を持ち出せないような仕組みづくりを行いましょう。

金庫は、従来の鍵ではなくICカードや指紋認証、静脈認証などを用いた解錠システムのものもあります。

シュレッダー

重要な書類をそのまま社外に持ち出してしまうと、二次利用や紛失・盗難の危険性が高くなります。そこで必要なくなった書類に関しては、シュレッダーにかけるようにしましょう。

単純に書類を直線的に裁断するだけのシュレッダーでは、断片を組み合わせると情報を復元できてしまいます。そうするとシュレッダーをかけた意味がありません。また、裁断サイズが大きいと書類内容がわかってしまうため注意が必要です。

シュレッダーを導入する際には、細かく裁断ができるマイクロクロス式シュレッダーや、スパイラルカットのシュレッダーがおすすめです。裁断サイズや裁断方式など、導入前に確認しておきましょう。

パーテーション

訪問客からの目隠しに有効なのがパーテーションです。オフィスで働く社員やパソコン画面が訪問者の目に触れないように、パーテーションで目隠しをしましょう。

パーテーションには、オフィスに固定する施工型タイプと、移動式の置き型タイプがあります。施工型のパーテーションでは完全な個室を作れるため、移動式の置き型タイプに比べてセキュリティ性が高まります。常に外部から隔離しておく必要がある場所におすすめです。

一方、どこにでも設置できる置き型タイプであれば、臨時の仕切りとして活用しやすい強みがあります。社内の配置を変える際にも、柔軟に使いやすいでしょう。

サウンドマスキング

防音対策は有効です。パーテーションを設置しても、会議室から話し声や音が外に漏れてしまうと、情報流出の危険性があります。吸音素材のパネルなどを活用することで、会議室からの音や声漏れを防ぎ、機密情報の漏洩防止に役立ちます。

また、サウンドマスキングもおすすめです。サウンドマスキングは、業務の邪魔にならない程度の空調音のようなBGMをオフィス内に流すことで、人の声を漏れにくくできます。サウンドマスキングを導入することで、安心して会話できる環境になるでしょう。

会話の邪魔にならない程度のBGMは、適度なリラックス効果も期待できるため、仕事がはかどりやすい効果もあります。訪問者に居心地のよさを感じてもらえる可能性もあるでしょう。

こうした防音対策がとくに必要な場所は、会議室、社長室、応接室、リフレッシュルームです。とくに会議室は、社内での重要な意思決定や社外との打ち合わせの場として使われるため、優先的に防音対策をしましょう。

また、社長室も防音対策を徹底したい部屋のひとつです。経営情報に関する機密情報や、重要案件のやり取りが発生しやすい場所になるため、優先的な防音対策がおすすめです。

顧客が出入りすることの多い応接室もまた、顧客の情報漏洩につながりやすい場所といえます。顧客に対して不快な思いをさせないためにも防音対策をしっかりと心がけたいです。

入退室管理システム

入退室管理システムの導入は、空間の安全強化に有効です。入退室管理を実施すれば、入室を許可された方以外の人が社内または社内の特定エリアに立ち入ることを防げます。

入退室管理システムは社内の各エリアで、安全対策のレベルに応じて実施する必要があります。ここでは、入退室管理システムの認証方法をまとめました。
こちらの記事では、入退室管理導入のメリットや価格相場、各種機能について詳しく解説しています。ぜひあわせてお役立てください。

ICカード

ICカードをシステムにかざして入退室を行う形式です。社員証などのICチップを埋め込むため偽造されにくく、個人ごとの入退室管理も記録しやすいです。

ただし、ICカードを用いる際は、紛失・盗難時の対策を十分に考慮しておく必要があるでしょう。不正に取得したICカードを使って入室されるといったリスクを防ぐために、紛失・盗難時は該当のICカードを無効にするなどの対策があると安心です。

テンキー

出入り口にテンキーを設置して、設定された暗証番号を入力して入室します。テンキー方式は暗証番号を入力するだけなので、導入にかかるコストも比較的安価です。鍵やカードを紛失するリスクもありません。

ただし、暗証番号がわかってしまうと誰でも簡単に入室できてしまうという大きな弱点があります。番号が流出する危険性もあり、誰が入退室したのかどうかは記録が残らないため、セキュリティ性は低めです。

QRコード

ICカードと近しい認証方法が「QRコード」です。スマートフォンに専用アプリをインストールし、QRを読み込ませることで入室します。ＩＣカードを発行する手間がなく、ICカードに比べると紛失のリスクも低いため、セキュリティレベルも高いです。

ただしスマートフォンを紛失してしまうと、不正に侵入される可能性があります。こちらもICカード同様、万が一のときのための対策を講じておく必要があるでしょう。

顔認証

顔認証は、人の生体的特徴を利用した認証方法です。安全対策のレベルが非常に高く、入退室の記録も残るため管理がしやすいです。顔認証のほかに、指紋や虹彩、静脈認証などもあります。

顔認証は安全性の高い認証方法ですが、導入・運用に関するコストが高額な傾向があるため、高いセキュリティレベルが求められている場所のみに導入することがおすすめです。

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