導入事例

株式会社SmartHR様

ログやAPIを有効活用し、 500名の社員を一括管理

株式会社SmartHR様

人事労務ソフト「SmartHR」の提供を通し、煩雑で時間のかかる人事・労務管理から経営者、担当者、従業員を解放し、企業の生産性向上を後押ししている。
「SmartHR」は雇用契約、年末調整などの人事・労務業務のペーパーレス化、従業員サーベイや分析レポートなど蓄積された情報を活用する人材マネジメントまで、多様な人事・労務の業務効率化を実現している。

General Support グループ コーポレートエンジニア/山本 修平様
導入経緯
  • 新オフィス移転に際してのセキュリティ強化
  • 社員の入退室データの取得
導入内容
  • 導入台数:19ドア35リーダー
  • 設置場所:エントランス、執務室、ビル共用スペースとの出入り口、ストックルームほか
  • 導入年月:2021年1月
効果
  • 500名を超える社員の動きを一元管理
  • 監査(審査)への対応の効率化
  • 入退室データをオフィスづくりに活用

クラウド型のシステムでは最先端

このオフィスには今年の1月に移転してきましたが、以前のオフィスでは『iDoors』の旧モデルを使っていて、使い勝手がよかったのでそのままグレードアップする形で現在の最新モデル(iDoors Cloud V2)を導入することにしました。以前のオフィスで導入したきっかけは、新しいビルへの移転が決まっていたので、ビルのセキュリティシステムだけではオフィス要件を満たせず、追加でドアセキュリティを管理できるシステムを導入しようと各メーカー比較検討した結果、『iDoors』が最適であるという社内での結論に至ったからです。社内で使っているPCが、Macオンリーなので、Windowsだけをターゲットにしたサービスは除外し、さらに社内にサーバーやドア管理用の認証システムは置くのは嫌だったので、クラウドで管理できるものを条件とした中で、『iDoors』が一番先を走っていたので、ほぼ一択という形で決めました。

スマートなデザインも魅力

1月の移転に向けて年末に設置をしてもらったのですが、こちらからエーティーワークスさんに要望を伝えると、すぐに現場を見に来てくれて、B工事、C工事の業者さんなどとも直接打ち合わせをしてくれたので本当に助かりました。
わりとふわっとしたオーダーを出していたのですが、上がってくる図面にこちらはOKを出すだけで、最終的に申し分ないほどキレイな形に仕上げてくれました。
また前のモデルに比べて格段にスマートなデザインになっているので、オフィスの雰囲気にも合って本当によかったと感じています。

社員の動きをリアルタイムで把握

ISMS認証などの監査で問われる場面も多く、入室と合わせて退室の記録も欲しいと思っていました。入退室のログの取得が必要な13個のドアに『iDoors』を設置していますが、それぞれ入口、出口の両面にリーダーを設置しています。現在はビル自体のセキュリティシステムは使わず、『iDoors』のみを使用しています。ビルのシステムの場合は退室履歴が残らず、入室履歴を知りたい時はメールで問い合わせをして、後から情報が送られてくるという煩わしさがありますが、『iDoors』は、リアルタイムでログが見られるので、セキュリティグループがチェックする際にも手間要らずで、とても助かっています。
現在500名ちょっとの社員が在籍しており、月15〜20人くらい新しい社員が入ってきますが、ユーザー登録自体も簡単なのでストレス無く処理できています。

オフィス設計にもデータを有効活用

『iDoors』ではAPIが用意されているため、データ収集に活用しています。オフィスに出社している社員数を日次で集計して把握し、オフィスの利用状況を可視化しており、そこからオフィスの空間作りにも生かしています。リモートワークも増え、働く場所を社員が自由に選べるようになってきているので、その日一回でも入退室の履歴があった社員には、「オフィスまでの交通費を申請してね」という通知をチャットツールに自動で出す仕組みを構築していたりといった面でも『iDoors』を有効活用しています。
ビルのセキュリティカードを『iDoors』でも兼用していますが、動作面ではこれまで何も問題が起きることなく使えています。

将来的に全4拠点の一元管理も視野に

現状の機能でも十分に満足していますが、今後の『iDoors』に期待することをあえて挙げると、一つは社内で使っているシステムのID情報がシームレスに結びつくようなデータ連携が可能になると、いろいろな企業の人が幸せになるんじゃないかなと思います。あとは、管理者が行っている操作を監視できるログも見られるといいですね。何か問題が起こった時に、いつ誰が設定したのか、社内でわかるようになると助かります。
東京オフィスのほか、大阪、名古屋、福岡と3つの拠点がありますので、今後オフィス移転などの際には『iDoors』を設置して、ドアセキュリティを一元管理する未来がくるかもしれません。
株式会社SmartHR
URL:https://smarthr.co.jp/

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