入退室管理システムとは？メリットや導入の検討ポイント、費用感、活用シーンまで徹底解説
このような要望を叶えることができます！
入退室管理システムは現在、オフィスや工場、店舗、医療機関、学習塾など様々な場所で広く導入されており、ドアの開閉だけでなく、社員の勤怠管理や、大切な情報を守るセキュリティシステムとしても活用されています。
近年では、新型コロナウイルス感染拡大防止対策として完全非接触型のシステムを導入する企業も増えてきました。
入退室管理システムは、数多くの企業が様々なサービスを提供しており、導入価格やサービス内容もそれぞれ異なるため、どのサービスが自社に適しているのか悩んでいるという方も多いのではないでしょうか。
導入後「こんなはずではなかった」「思っていた内容と違う」と後悔する前に、どのサービスが目的や予算に合うのか、問題を解決できるのかを事前に調査し、検討することが大切です。
この記事では入退室管理システム導入のメリットや検討ポイント、活用シーンについて詳しくご紹介していますので、ぜひ、入退室管理システム選びのご参考にしてください。
目次
1. 今更聞けない！入退室管理システムって何？
入退室管理システムとは、人の出入りを記録・管理するセキュリティシステムを差します。
鍵となる認証には主にICカード認証、顔や指紋などの生体認証、テンキー認証、QRコード認証などが使われ、認証リーダーで本人確認を行うことにより、「いつ」「誰が」「どこに」入退室したかをシステムで記録します。
入退室管理システムを導入することで、特定の場所への人の出入りを制限することができるので、会社の機密情報や店舗の顧客情報の漏洩を防ぎ、セキュリティの強化にも役に立ちます。
2. 入退室管理システムはなぜ必要？入退室管理システム導入のメリットについて
一般的なオフィスの場合、入退室管理システム導入による具体的なメリットや、導入の必要性については、主に以下の４つが挙げられます。
01 外部からの入退室を制限し、機密情報の漏洩を防ぐ
社長室や金庫のある部屋、重要書類の保管場所など、機密情報が集中している部屋は誰でも入って良いわけではありません。
しかし現状、「一部の社員のみに特定の部屋の入室を許可したい場合、物理鍵の貸し借りで管理をしている」というケースも多いのではないでしょうか。
このような場合、入退室管理システムを導入することにより、許可されていない入退室を自動的にシャットアウトできるので、許可のない機密情報へのアクセス自体を制限できるようになります。
かつ、個人間の鍵の貸し借りも不要になるため、鍵の持ち帰りや紛失のリスクも低減されます。
また、認証のタイミングで入退室履歴がシステムで記録されるため、万が一社員が誤って情報を持ち出してしまった場合も、記録から「誰が」「いつ」「どこにいたのか」を確認することができます。
誰が持ち出したかが一目瞭然なので、持ち出し行為への抑止力にもなるでしょう。
さらに、特定エリアの入退室を制限することでより厳密な機密情報の管理が可能になり、情報セキュリティマネジメントシステムの体制が整備されるため、会社のISMS認証の取得にも役立つでしょう。
ISMSとは情報セキュリティマネジメントシステムの略称で、企業などの組織における情報資産の管理の仕組みのことを指します。
一方、ISO27001とはISMSに関するISOの国際規格で、「情報の機密性・完全性・可用性をマネジメントし、情報を有効活用するための組織の枠組み」を示しています。
ISMS（ISO27001）を取得するためには、ISMS（ISO27001）の「要求事項」に沿った情報セキュリティマネジメントシステムを構築・運用する必要があり、情報が「漏れない」「改ざんされない」「使いたいときに使える」体制作りがなされているかが重要なポイントになります。
参考）https://www.jqa.jp/service_list/management/service/iso27001/
02 労働時間の把握・勤怠管理への連携
入退室管理システムは入退室の記録をシステムで取得することができるため、今までタイムカードや自己申告で管理していた労働時間が正確に把握できるようになります。これにより過剰なサービス残業や休日出勤を防ぎ、労働者の権利や健康を守ることにつながるでしょう。
入退室管理システムによっては勤怠管理との連携ができるサービスもあり、労務部や人事部の負担軽減にも効果的です。
03 警備員などの人的コストの削減
従来、警備員や受付スタッフによる入退室管理には人件費が発生していましたが、作業を入退室管理システムに移行することにより、費用を削減することが可能です。
入退室管理システムは、人による管理に比べ正確に入退室が記録・管理できるため、人的コストを抑えながら社員の安全を守ることができるでしょう。
04 鍵の管理の手間を省く
従来の鍵を使用していた場合は鍵作成のための費用がかかり、鍵の紛失や盗難のリスクも考えられましたが、物理鍵を利用しないことでそのような費用やリスクを避け、管理の手間も省くことができるでしょう。
以上の４つが入退室管理システムを導入するメリットです。
入退室管理システムの導入が、管理者・利用者の双方に大きな変化やメリットを与えることは間違いありません。
次に、入退室管理システムを導入する前におさえておきたい「検討ポイント」について見ていきましょう。
３.入退室管理システム導入時の検討ポイント
「入退室管理システムは、結局どれを選べば良いのだろう？」
そのように悩まれている方も多いと思います。
そこでここでは、以下の４つの観点から「検討ポイント」についてご紹介します。
入退室管理システムを導入する場所の規模や活用シーン・目的によって、どのシステムが適しているかは異なります。
最適なシステムが導入できるよう、ポイントを押さえながら検討していきましょう。
- ① ICカード？顔認証？認証方法を検討しよう
- ② 「鍵」は電気錠と電池錠のどちらにするかを検討しよう
- ③ さまざまな機能について検討しよう
- ④ 費用は「導入時」と「ランニングコスト」から総合的に検討しよう
01 ICカード？顔認証？認証方法を検討しよう
入退室管理システムには大きく分けて以下の４種類の認証方法があります。導入する拠点数や活用シーン、予算に合わせて認証リーダーを選ぶのが良いでしょう。
まずは認証リーダーについて検討しましょう。
暗証番号
設置された認証リーダーのテンキーに暗証番号を入力してドアを開閉する方法です。
物理的な認証カードが不要であるため、管理や紛失の心配がありません。
ICカード
ICカードを認証リーダーにかざすことでドアを開閉する方法です。
システムを提供している会社によって異なりますが、FeliCaやMifareなどのICカードに対応しています。
QR認証
QRコードを認証リーダーにかざすことでドアを開閉する方法です。
打ち合わせや会議など外部から来訪される方に、一時的に専用QRコードを発行して入室してもらうことも可能になります。
従業員数や来客が多い場所、通信が安定した場所での導入がおすすめです。
生体認証（顔、指紋、静脈など）
顔や指紋、静脈などの個人の生体的特徴を使った認証方法です。
感染症流行時には感染対策のため、検温機能のついた認証装置などの活用もされています。
生体的特徴を使っているため偽造の心配がなく、セキュリティ対策を強化したい企業におすすめです。
認証リーダーが決定したら、次は鍵の種類を電気錠か電池錠（スマートロック）のどちらにするかを検討していきましょう。
02 「鍵」は電気錠と電池錠のどちらにするかを検討しよう
電気錠と電池錠（スマートロック）、それぞれの特徴や導入のメリット・デメリットをご紹介します。
電気錠
電気錠とは、電源からの電力供給で稼働する錠前のことです。
取り付け工事などの初期費用がかかりますが、簡単に取り外しができないため堅牢性に優れています。
耐用年数は約7年～10年と長期間安定した運用ができるため、一つの拠点で長期的に利用を考えている企業に適していると言えるでしょう。
電池錠（スマートロック）
電池錠（スマートロック）とは、電池からの電力供給で稼働する錠前のことです。
初期費用を抑えてシステムを導入したいという企業に適していると言えるでしょう。
取り付け工事不要なものが多く手軽に導入できる半面、取り付ける場所の材質によってははがれてきたり、簡単に取り外されたりしてしまう可能性も考慮する必要があります。
鍵の種類について検討できたところで、次は機能について見ていきましょう。
03 さまざまな機能について検討しよう
入退室管理システムの中には、他のシステムと連携が可能なものも多く存在します。
他のシステムと連携することで、より効果的にセキュリティを強化したり、店舗運営を便利にしたりすることができるでしょう。
連携できる機能としては以下のようなものが挙げられます。
・クラウドシステム
・勤怠管理システム
・監視カメラ
・予約システム
・顔認証システム など
導入場所の規模やサービス内容に合わせ、他のシステムとの連携ができるかどうかも検討のポイントになります。
アプリやLINEと連携したシステムもありますので、まずは入退室管理システムをどのように利用したいか、システムを提供している会社に相談してみると良いでしょう。
最後の検討ポイントとして、導入時の費用感についてご紹介します。
初期費用やランニングコストがどの程度かかるのかは、とても重要な検討ポイントです。
04 費用は導入時の「初期費用」と「ランニングコスト」から総合的に検討しよう
入退室管理システムの導入には、主に「初期費用」とシステム運用のための「ランニングコスト」がかかります。
拠点数・ドア数・ドア構造・設置位置・運用方法によって導入費用が異なるため、目的や予算に合ったシステムを比較し、検討しましょう。
初期費用
初期費用には「認証装置や端末などの機器費用」「設置のための工事費用」「サーバー初期費用」が含まれます。
認証装置や端末などの機器費用
認証方法によらず、ドアに取り付ける認証機器の費用が発生します。
機器の価格については機能によって異なるため一概には言えませんが、顔や指紋など高度な認証システムを導入する場合、その他の認証方法に比べて費用が高くなることが考えられます。
設置のための工事費用
導入する拠点の数やドア数、認証装置の種類によって異なりますが、複雑な工事が不要で使用できるシステムも存在します。
サーバー初期費用
オンプレミス型（サーバーや通信回線、システム構築を自社で運用する）の場合、最初にサーバー設置費用がかかりますが、クラウド型の場合、サーバー設置費は不要となります。
ランニングコスト
ランニングコストにかかるのは主に「システムの月額利用料」と「サーバー保守費用」です。
システムの月額利用料
月額利用料は、入退室管理システムの保守や利用料としてかかる費用です。
価格は製品によって様々ですが、初期費用を抑えられる分月額費用が高く設定されているものや、初期費用がかかる一方で月額費用が安価に設定してあり長期的に見るとコストが低くなるものもあるため、将来的な使用年数も考慮して導入を検討する必要があります。
またサポート体制は24時間受け付けているか、電話対応は可能なのかなど、緊急時の対応についても導入前に確認しておきましょう。
サーバー保守費用
サーバー保守費は自社でサーバーを管理する場合に必要になりますが、クラウド型の場合サービスの月額利用料に含まれる場合や無料の場合もあります。
以上が入退室管理システムを導入するポイントになります。
これらを押さえながら複数の入退室管理システムを検討し、目的に合うものを選んでみましょう。
システムを提供している会社のウェブサイトから問い合わせたり資料請求をしたり、或いは担当者と直接話をしたりすることも有効です。
次に、実際に入退管理システムが活用されている事例をご紹介します。
４.こんなシーンで活用されています
ここでは実際に入退室管理システムを導入し活用されている事例から、具体的な導入内容や導入効果について説明します。
実際の導入事例を見ることで、導入後の未来を想像してみてください。
01 24時間安心・安全！コワーキングスペースでの活用事例
- 導入経緯
- 24時間営業を実現するために入退室管理システムが必要だった。入室ログを管理できるものを探していた。プリンター利用時の清算と連動できるものを探していた。
- 導入内容
- 導入台数：1ドア1リーダー
- 認証方法
- ICカード(既存ICカードの流用)
- 設置場所
- コワーキングスペース入口
- 導入効果
- 利用者の入室管理が24時間できて安心。プリンター利用時の精算の効率化。
02 社員の動きを一元管理！500名が働くオフィスでの活用事例
- 導入経緯
- 新オフィス移転に際してのセキュリティ強化、社員の入退室データの取得
- 導入内容
- 導入台数：19ドア35リーダー
- 設置場所
- エントランス、執務室、ビル共用スペースとの出入り口、ストックルームほか
- 導入効果
- 500名を超える社員の動きを一元管理、監査（審査）への対応の効率化、入退室データをオフィスづくりに活用
03 予約システムと連携でスタッフの無人化に成功！パーソナルトレーニングジムでの活用事例
- 導入経緯
- STORES予約と連携したセキュリティの導入、警備システムと連携したセキュリティの導入、遠隔でのドアの開閉操作新オフィス移転に際してのセキュリティ強化
- 導入内容
- 導入台数：1ドア2リーダー
- 設置場所
- 店舗エントランス
- 導入効果
- STORES予約との連携でスタッフの無人化に成功、システムの連携でセキュリティも強化、スタッフ、お客様の安心感の向上
04 機密性を確保！複数拠点も一括管理！研究開発を行う事業会社での活用事例
- 導入経緯
- 本社移転に伴い、ラボやストックルームのセキュリティ性の確保、拠点増加を想定したクラウドでの一括管理
- 導入内容
- 導入台数：1ドア2リーダー
- 設置場所
- 店舗エントランス
- 導入効果
- 機密事項を扱う部屋のセキュリティ性が向上、リーダーごとの設定も簡単で、管理者の負担が軽減、新工場の入退室履歴も本社で一括把握
05 QR、API連携で作業性が向上！デジタル・クリエイティブ事業を展開する会社での活用事例
- 導入経緯
- 警備システムと連携したセキュリティの導入、インターホンでの遠隔でのドアの開閉操作、APIとの連携による作業性の向上、入退室のログの管理
- 導入内容
- 導入台数：3ドア6リーダー
- 設置場所
- エントランス、執務室
- 導入効果
- 毎日の警備システムの設定もスムーズに、来客時の対応を効率化、APIとの連携でバックオフィスの作業性の向上
以上、５つの導入・活用事例をご紹介しました。
最後に、入退管理システム導入の際によくある質問についてご紹介します。
５.こんな時どうするの？入退室管理システムへの疑問にお答え！
ここでは、入退室管理システムに関するよくある質問について解説します。
６.まとめ
入退室管理システム導入により、社内のセキュリティ強化や社員の勤怠管理の自動化、人的コストの削減など様々なメリットを見込むことができます。
検討のポイントとしては、システムを導入する場所の規模や活用シーンや目的に合わせて「認証方法」「鍵の種類」「機能」「導入費用」の観点から製品を比較し、検討することが重要です。
また、導入拠点の増設や他の機能と連携など、将来的な展開も踏まえて検討しましょう。
当社では主に、電源からの電力供給で稼働する電気錠タイプの入退室管理システムをご提供しています。
電気錠だからこその安全稼働・防犯性といったメリットがあります。
「ドアの開閉をクラウドで管理したい」「複数拠点を一元管理したい」「ISMS・Pマークなどの取得のために入室管理が必要」「勤怠管理をクラウドで管理」などのお客様の様々な課題を、お客様と一緒に解決いたします。
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